Come funziona la Gestione Progetti dei moduli base di Odoo

Rendere espliciti obiettivi e attività

La vista Kanban rappresenta lo stato di avanzamento di tutti i deliverable di progetto e delle attività necessarie a realizzarli.

Con la Kanban il gruppo di lavoro ha immediata evidenza di cosa ci si aspetta di realizzare, mettendo in primo piano:

1. lo stato di esecuzione dei deliverable e gli eventuali sovraccarichi (Limitare il Work in Process è sempre una buona idea!)
2. i responsabili a cui le attività sono assegnate
3. le date di scadenza delle attività, quando presenti
4. L’urgenza o l’importanza di particolari attività, da gestire a priorità elevata
5. lo stato di blocco quando le attività per qualche motivo non possono procedere
6. il completamento della fase corrente e la disponibilità a procedere alla successiva
7. I tag utili alla classificazione delle attività per tipologia, materia, iterazione, etc.
8. la presenza di attività schedulate necessarie al proseguimento dell’attività specifica

Come tutte le viste Odoo, la Kanban offre una funzione di ricerca contestuale[9] che permette di selezionare le attività nella Kanban, presentando ad esempio solo le attività assegnate a un determinato responsabile, o che sono marcate come prioritarie, o che sono classificate secondo un particolare tag, etc.

L’interazione con la Kanban è piuttosto intuitiva, e alcune funzioni possono essere attivate senza cambiare contesto: cambio della fase di lavorazione, assegnazione di priorità, modifica dello stato di blocco o disponibilità a procedere alla fase successiva, impostazione di attività schedulate, etc.

Pianificare attività operative per non dimenticare dettagli

Ad ogni deliverable o attività tracciata si possono agganciare delle attività pianificate che permettono al team di non perdere dettagli operativi importanti.

Vediamo un paio di esempi.

Immaginiamo che una delle attività sia bloccata perchè il cliente non fornisce delle informazioni essenziali: il team potrebbe chiedere all’account manager di sollecitare il cliente telefonicamente, pianificando un’attività di tipo “chiamata”.

In un’altra circostanza, un’attività di “gestione comunicazioni” potrebbe richiedere l’invio di due messaggi a distanza di qualche giorno: il responsabile dell’attività potrebbe pianificare le due attività di tipo “e-mail”, nei giorni stabiliti, lasciando a Odoo il compito di ricordarglielo.

Gestire la capacità del team con i Gantt previsionali

Quando si lavora su diversi progetti in contemporanea, magari con risorse che si dividono sui vari fronti, tenere d’occhio la capacity del team ed evitare di sovraccaricare o tenere scariche le risorse è molto importante.

Odoo permette di definire i previsionali tramite una tabella editabile dove presenta progetti e risorse [1], e impegno giornaliero, settimanale o mensile, a seconda della configurazione impostata.

Con la vista di previsione è facile revisionare i tempi di impegno delle risorse sui vari progetti e aggiornarli [2] in modo che tutto il team ne sia consapevole.

Nel caso sia preferibile un previsionale di dettaglio, Odoo permette di impostare l’impegno della risorsa direttamente su deliverable o attività specifici, e di tenerli d’occhio tramite la vista Gantt.

Tenere il tempo dedicato sotto controllo con i timesheet

Che si stia vendendo il proprio tempo in base a rendicontazione, o che si voglia semplicemente monitorare il tempo impiegato a risolvere le richieste di progetto, Odoo ci permette di farlo facilmente con il suo modulo Timesheet integrato.

Dalla lista deliverable del progetto possiamo monitorare le ore pianificate per le singole attività e le ore registrate nel timesheet dai collaboratori, insieme alla percentuale di completamento calcolata dal rapporto tra ore rendicontate e pianificate.

Il dipendente può scaricare le ore sulle attività in diversi modi, tra cui accedendo direttamente al tab “fogli ore” della specifica attività.

Per il manager, la pivot “Analisi Previsioni” offre un controllo molto dettagliato, per ogni attività, di ore previste nella gestione capacity, pianificate sull’attività e tracciate nel timesheet dai collaboratori.

Più avanti vedremo come, impostando un costo orario nella scheda dipendente del collaboratore, si ottengano i costi di progetto in base alle ore registrate nel timesheet.

Gestire l’economia del progetto con ordini di vendita e fatture

Come vendiamo i nostri servizi? In generale ci sono due modi principali:

• a prezzo fisso, fatturando a corpo un intero progetto o delle sue parti
• in base a rendicontazione, fatturando le ore dedicate

Per gestire correttamente questa esigenza, dobbiamo generare un prodotto Odoo di tipo servizio, specificando le informazioni che lo caratterizzano, in particolare:

• prezzo di vendita
• unità di misura (unità, ore)
• politica di fatturazione (quantità ordinate, fogli ore, obiettivi) - questo permette di stabilire se fatturiamo a prezzo fisso o in base a rendicontazione
• tracciabilità del servizio (nessuna tracciabilità, un'attività viene creata in un progetto esistente, in un nuovo progetto, etc.) - questo permette di agganciare il progetto in cui le attività saranno tracciate

Sarà quindi sufficiente inserire nel nostro Ordine di Vendita le righe che indicano quali servizi sono acquistati dal cliente e in che misura.

Nel nostro caso abbiamo configurato un servizio “Iscrizione Webinar” per vendere iscrizioni al webinar che stiamo preparando tramite il progetto webinar Odoo.

La vendita delle iscrizioni può essere monitorata in vari modi, tra cui accedendo all’analisi delle vendite del prodotto.

Dalla prospettiva della gestione del progetto, il modo più utile di verificare la vendita dei servizi collegati è la panoramica di progetto, da cui sono visibili:

1. ore tracciate nei timesheet di progetto, classificate se associate o meno a un ordine di vendita
2. redditività, basata su entrate fatturate e da fatturare, meno i costi scaturiti dalle ore nei timesheet, ai costi orari dichiarati nelle schede Odoo dei dipendenti
3. profilo delle ore dedicate dai dipendenti, in base alla classificazione delle attività su cui hanno dichiarato il loro tempo 
4. dettaglio di unità/ore vendute/rimanenti, per servizi a prezzo fisso nei diversi ordini di vendita e ore trecciate dai collaboratori
5. dettaglio delle ore tracciate dai vari collaboratori negli ultimi 3 mesi
6. dettaglio delle previsioni di impegno sui vari collaboratori per i successivi mesi
   

Al momento concordato, dall’ordine di vendita si potranno creare le fatture. In base alla politica di fatturazione del prodotto:

• se sono fatturati i timesheet, le ore corrispondenti sono indicate nel campo quantità consegnata
• se sono fatturati servizi a obiettivo, dopo aver specificato nell’ordine di vendita il numero di unità consegnate, la fattura viene preparata tenendo conto di questo numero

Fornire al cliente visibilità sulle attività in corso col portale clienti

Per chi ha necessità di lavorare spalla a spalla col cliente, fornendo lo stato di esecuzione delle attività in modo diretto, Odoo offre il portale clienti.

Tramite un suo account, il cliente potrà accedere ai progetti e alle attività che gli sono stati condivisi, potendo verificarne lo stato di avanzamento.

Entrando nella scheda della singola attività, ha visibilità del dettaglio di avanzamento e dei timesheet, oltre alla possibilità di lasciare note e messaggi per contribuire al completamento.

Cosa possiamo migliorare rispetto alle funzioni di base

Sebbene Odoo offra molte possibilità pronte da usare, ogni organizzazione ha le sue esigenze particolari, per cui potrebbe essere utile installare qualche modulo aggiuntivo, come pure crearsi una propria configurazione per migliorare l’esperienza offerta agli utenti.

Odoo non offre molto aiuto se si ha bisogno di mantenere una visione di alto livello sulla totalità dei progetti attivi: disporre di un maggior numero di dettagli in una vista kanban specializzata o in una tabella potrebbe essere un’opzione interessante.

Allo stesso modo, la Kanban è un valido strumento per mantenere una visione sullo specifico progetto, ma in alcuni casi una tabella con dei campi modificabili potrebbe essere preferibile, ad esempio per impostare rapidamente le ore pianificate e le scadenze sulle attività di progetto.

Per la gestione dell’effort e delle scadenze, anche una vista a timeline modificabile potrebbe essere desiderabile.

Cercheremo di indirizzare questi e diversi altri punti in un prossimo post, mostrando come con l’aggiunta di alcuni moduli aggiuntivi si possa ottenere una situazione più vicina alle proprie esigenze, senza ancora arrivare a dover sviluppare codice.

Quale versione di Odoo adottare?

All’occhio più attento non sarà sfuggito che le screenshot presentate fanno riferimento a un’installazione Odoo Enterprise 12. Il motivo di questa scelta è duplice.

Da una parte, le differenze nei moduli di gestione progetti di Odoo 12 e 13 sono state molto limitate, come potete confermare dando uno sguardo alle release note di Odoo 13.

Oltre a ciò, sono ancora da migrare ad Odoo 13 buona parte dei moduli OCA utili a integrare le funzioni di gestione progetti, come anche la maggior parte dei moduli della localizzazione italiana, che spesso si desidera installare nella stessa istanza Odoo.